働き方が多様化している時代、自分の会社で使用するグループウェアの選択は慎重に判断しなければなりません。
テレワークがここ数年で急速に広がっていることもあり、社内の情報共有としてもグループウェアの重要性は高まっています。
グループウェアはクラウド上にストレージを持てたり、社内や外部の方とファイルの共有ができたり、リモート会議も手軽にできる、とても便利なツールです。
今回は起業を考えている方の悩みに応えるべく、グループウェアの2大巨頭といえる「Google」と「Office」を比較していきます。
「グループウェア導入を考えていて、GoogleとOfficeのどちらかまでは絞れた。でも結局どっちが良いのかわからない」と考えている起業家の方に向けて解説していきます。
グループウェアの選定にぜひ役立ててください。
起業時に考えるポイント①：主な機能の比較
GoogleとOfficeの機能は結論からいいますと、大差はなく、お互いにほぼ同じ機能を搭載しています。
どちらを選んでも社内の業務で「こういう機能がほしいのに何でないの？」ということにはならないでしょう。
メールやスケジュール、表計算、文書作成、プレゼン資料の作成ツール、ビデオ会議、ストレージなど、GoogleとOfficeともに名前こそ違えど、同じような機能があります。
だからこそ起業家は選定に悩むわけなので、GoogleとOfficeの違いについて解説します。
ストレージ容量
Officeの場合、1ユーザーのストレージ容量は1TBです。
一方、Googleの場合は1ユーザーあたり2TBのストレージ容量が割り当てられます。
単純に容量だけみるとGoogleの方が優れているようにみえますが、1ユーザーが1TB以上のストレージを使用することはほとんどないでしょう。
動画ファイルやデザインを扱うのであればある程度のストレージ容量は必要になりますが、容量の大きいファイルはネットワーク環境によっては保存に時間を要します。
そのため大容量ファイルは基本、PCのローカル環境を使うはずです。
以上の理由により、GoogleとOfficeは遜色ないといえます。
料金比較
中小規模の企業で導入する「Business Standard」プランはGoogle、Officeともに1,360円と同じです。
それより安価なプランや高度なセキュリティ機能が使える高価格プランについては若干の価格差があります。
Business Srandardプラン以外にするのであれば、低価格プランなら本当に機能を削ってもいいのか、高価格プランならそんなに機能が必要なのか、よく考えて決める必要があるでしょう。
起業時に考えるポイント②：両者の優れているポイント
なぜGoogleとOfficeのどちらかまで絞れるのか、両者の優れているポイントを解説します。
Officeの優れているところ
世界中の多くの企業が1990年代からPCでの業務を進めてきました。
その頃から最も使われているのがOfficeです。
40代、50代の起業家の方であれば、高校、大学時代にOfficeでいろいろな授業をしたのを覚えていることでしょう。
Officeはバージョンが変わるごとに進化してきましたが、過去のOfficeとも互換性があります。
機能はどんどん追加されていますが、基本操作はほとんど変わっておらず、世界中の企業で今でも主流となっていることもあり、どの年代でも抵抗なく使えるのも大きいといえるでしょう。
Googleの優れているところ
Googleが伸びてきたのは2000年代からですので、歴史ではOfficeに劣るものの、Web、クラウドで使うことに特化してきました。
個人使用では無料で提供されてきたため、使い慣れている人が多いのが特徴です。
ストレージに保存されたファイルを探す場合、ファイル名があいまいでも、Googleの検索機能によりファイルの内容までもが検索対象となりますので、キーワードひとつでさまざまな形式のファイル、メールの検索ができます。
Googleが培ってきた優れた機能は、業務の効率化に適したグループウェアといえるでしょう。
起業時に考えるポイント③：両者のメリットとデメリット
GoogleとOfficeはどちらも使い慣れている人が多いのがメリットです。
グループウェアは他にもたくさんありますが、操作するのが初めてだったり、使ったことがない機能があったりと、慣れるまでに時間がかかります。
起業時は膨大な量の業務を効率よく進める必要がありますので、グループウェアの操作に戸惑っている時間はありません。
起業では特に、使いやすく、すぐに業務にとりかかれるGoogleとOfficeを選ぶべきといえるでしょう。
デメリットはデータセンターで障害が発生した場合、ビデオ会議やストレージ内のファイル閲覧など、できなくなる機能があるということです。
自社のネットワーク回線で障害が起こった場合も同様に使えなくなる機能があります。
また、Googleの場合は中国がブロックしているため、中国では使えません。
将来的にブロックが解除される可能性はあるものの、中国進出を考えているなら、現状ではOfficeを選んだ方が無難といえるでしょう。
まとめ
ここまでGoogleとOfficeについて比較してきました。
解説してきたとおり、GoogleとOfficeにはそれほど大きな差はありません。
他社との連携を考えるとOfficeを使う方が効率が良い場合も多いでしょうが、Googleを慣れ親しんで使ってきた人も多いため、自社で何ができればいいのか、グループウェアに求める要件を整理した上で、社内で検討することをおすすめします。
